E-POWER · Billing & Invoicesការចេញវិក្កយបត្រ

Billing & Invoicesការចេញវិក្កយបត្រ

The monthly bill run, manual service charges, adjustments, void, reverse bill — and the invoice status policy that keeps "paid" honest. ការចេញវិក្កយបត្រប្រចាំខែ ថ្លៃសេវាកម្ម ការកែសម្រួល ការលុប ការលុបការចេញវិក្កយបត្រ — និងគោលការណ៍ស្ថានភាពវិក្កយបត្រ។

1. Monthly bill runចេញវិក្កយបត្រប្រចាំខែ

How to use — step by stepរបៀបប្រើប្រាស់ — ជាជំហានៗ

  1. Make sure every meter has a readingត្រូវប្រាកដថាគ្រប់នាឡិកាស្ទង់មានលេខអាន Billingផ្នែកវិក្កយបត្រ
    The run refuses when customers have no usage for the month. ប្រព័ន្ធមិនអនុញ្ញាតទេ បើមានអតិថិជនគ្មានការប្រើប្រាស់ក្នុងខែ។
  2. Open Run Bill and select the cycleបើក "ចេញវិក្កយបត្រ" រួចជ្រើសជុំ
    The page shows every billing cycle with live status (Pending / Running / Done / Failed). ទំព័របង្ហាញជុំទាំងអស់ ជាមួយស្ថានភាពផ្ទាល់ (រង់ចាំ / កំពុងដំណើរការ / រួចរាល់ / បរាជ័យ)។
  3. Confirm dates and press OKបញ្ជាក់កាលបរិច្ឆេទ រួចចុច OK
    Invoice date, due date (skips holidays/weekends) and billing month are proposed automatically. The run executes on the server; you can keep working. កាលបរិច្ឆេទវិក្កយបត្រ ថ្ងៃផុតកំណត់ (រំលងថ្ងៃឈប់សម្រាក) និងខែវិក្កយបត្រ ត្រូវស្នើដោយស្វ័យប្រវត្តិ។ ដំណើរការនៅលើ Server — អ្នកអាចបន្តការងារផ្សេង។
  4. Check the resultពិនិត្យលទ្ធផល
    When Done: electricity invoices for the usage month + advance-billed service fees (management, parking) for the next month are created; prepay balances auto-apply; accounting posts in the background. ពេលរួចរាល់៖ វិក្កយបត្រអគ្គិសនីខែប្រើប្រាស់ + ថ្លៃសេវាគិតមុន (គ្រប់គ្រង ចំណត) សម្រាប់ខែបន្ទាប់ ត្រូវបង្កើត; ប្រាក់បង់មុនកាត់ដោយស្វ័យប្រវត្តិ; គណនេយ្យបញ្ជូននៅផ្ទៃខាងក្រោយ។

Process & conditionsដំណើរការ និងលក្ខខណ្ឌ

Conditionsលក្ខខណ្ឌ

  • One billing month at a time; exchange rates must exist for every non-default currency on the invoice date. ម្តងមួយខែប៉ុណ្ណោះ; អត្រាប្តូរប្រាក់ត្រូវមានសម្រាប់គ្រប់រូបិយប័ណ្ណនៅថ្ងៃវិក្កយបត្រ។
  • All invoices are born Open (not yet paid) — including zero-usage ones; the DB trigger enforces this even against the vendor procs. គ្រប់វិក្កយបត្របង្កើតជា "មិនទាន់បង់" — រួមទាំងចំនួន 0; Trigger ក្នុង DB ធានាចំណុចនេះ សូម្បីតែពី Proc ក្រុមហ៊ុនដើម។
  • Duplicate usage rows are cleaned before the run; optional automatic DB backup. ការអានស្ទួនត្រូវសម្អាតមុនដំណើរការ; អាចកំណត់ Backup DB ស្វ័យប្រវត្តិ។

2. Reverse billលុបការចេញវិក្កយបត្រ

How to use — step by stepរបៀបប្រើប្រាស់ — ជាជំហានៗ

  1. Open run history and choose the runបើកប្រវត្តិចេញវិក្កយបត្រ រួចជ្រើសជុំ Billingផ្នែកវិក្កយបត្រ
    Only the latest run of a cycle can be reversed. អាចលុបបានតែជុំចុងក្រោយរបស់ជុំវិក្កយបត្រប៉ុណ្ណោះ។
  2. Confirm the reverseបញ្ជាក់ការលុប
    Payments already received on the run's invoices are cancelled and the money moves to the customers' prepayment (not lost); then the run's invoices are removed. ការបង់ប្រាក់ដែលទទួលរួចលើវិក្កយបត្រជុំនោះ ត្រូវលុប ហើយប្រាក់ផ្ទេរទៅប្រាក់បង់មុនរបស់អតិថិជន (មិនបាត់ទេ) បន្ទាប់មកវិក្កយបត្រជុំត្រូវលុប។

Conditionsលក្ខខណ្ឌ

  • Blocked when the run carries prepaid subsidy credits, or when the cycle exceeds the support-guarded size limit. មិនអាចលុបបានទេ បើជុំមានឥណទានឧបត្ថម្ភធន ឬចំនួនអតិថិជនលើសកម្រិតកំណត់ (ទាក់ទងផ្នែកគាំទ្រ)។

3. Manual service chargesទូទាត់ថ្លៃសេវាកម្ម

How to use — step by stepរបៀបប្រើប្រាស់ — ជាជំហានៗ

  1. Single customer: open Service Charge from the customerអតិថិជនតែមួយ៖ បើក "ទូទាត់ថ្លៃសេវាកម្ម" ពីអតិថិជន Cashierអ្នកគិតលុយ
    Choose currency, dates, one or more service items (with tax if needed), and a note. Save creates a service invoice (Open). ជ្រើសរូបិយប័ណ្ណ កាលបរិច្ឆេទ មុខទំនិញសេវា (រួមពន្ធបើមាន) និងចំណាំ។ រក្សាទុកនឹងបង្កើតវិក្កយបត្រសេវា (មិនទាន់បង់)។
    "Already paid" checkbox:ប្រអប់ "បង់ប្រាក់រួចរាល់"៖ creates the receipt and closes the invoice immediately — only when the amount is above zero. A 0-amount charge never fabricates a receipt. បង្កើតបង្កាន់ដៃ និងបិទវិក្កយបត្រភ្លាម — តែពេលចំនួនធំជាង 0 ប៉ុណ្ណោះ។ ថ្លៃ 0 មិនបង្កើតបង្កាន់ដៃក្លែងក្លាយឡើយ។
  2. Many customers: mass chargeអតិថិជនច្រើន៖ គិតថ្លៃរួម Operationsប្រតិបត្តិការ
    Apply one item (e.g. penalty) to a selected list; each invoice auto-settles from the customer's prepay balance when available. អនុវត្តមុខទំនិញមួយ (ឧ. ពិន័យ) ទៅបញ្ជីអតិថិជន; វិក្កយបត្រកាត់ពីប្រាក់បង់មុនស្វ័យប្រវត្តិ បើមាន។

4. Adjustment & voidកែសម្រួល / លុបវិក្កយបត្រ

How to use — step by stepរបៀបប្រើប្រាស់ — ជាជំហានៗ

  1. Open the invoice from the customer profileបើកវិក្កយបត្រពីប្រវត្តិអតិថិជន Billingផ្នែកវិក្កយបត្រ
    Choose Adjust Usage (edit readings/price/currency), Adjust Amount (enter a new total), or Void. ជ្រើស "កែសម្រួលការប្រើប្រាស់" (កែលេខអាន/តម្លៃ/រូបិយប័ណ្ណ) ឬ "កែចំនួនទឹកប្រាក់" ឬ "លុបវិក្កយបត្រ"។
  2. Enter the change and the reason, saveបញ្ចូលការកែ និងមូលហេតុ រួចរក្សាទុក
    The difference is written as an adjustment line with an audit record; totals recompute. ភាពខុសគ្នាត្រូវកត់ជាបន្ទាត់កែសម្រួល ជាមួយកំណត់ត្រាត្រួតពិនិត្យ; សរុបគណនាឡើងវិញ។
    Currency change:ប្តូររូបិយប័ណ្ណ៖ the invoice is re-issued in the new currency (new number, forward balance, prepay auto-apply) and the old one is voided. វិក្កយបត្រចេញថ្មីជារូបិយប័ណ្ណថ្មី (លេខថ្មី បំណុលបន្ត ប្រាក់បង់មុនកាត់ស្វ័យប្រវត្តិ) ហើយចាស់ត្រូវលុប។

Conditionsលក្ខខណ្ឌ

  • Reason is mandatory; the new amount must differ from the current one. មូលហេតុត្រូវតែបំពេញ; ចំនួនថ្មីត្រូវខុសពីចាស់។
  • Status after adjustment follows actual payment: Open if nothing paid, Close if the payment now covers it, Pay if partial. ស្ថានភាពក្រោយកែ តាមការបង់ប្រាក់ពិត៖ មិនទាន់បង់ បើមិនទាន់បង់; បង់ហើយ បើប្រាក់គ្របគ្រាន់; បង់ខ្លះ បើមួយផ្នែក។
  • Voided invoices get negated mirror lines, status Cancel, totals zeroed; digital copies re-upload to Bill24. វិក្កយបត្រលុប មានបន្ទាត់បដិសេធ ស្ថានភាព "លុប" សរុបសូន្យ; ច្បាប់ឌីជីថលបញ្ជូនទៅ Bill24 ឡើងវិញ។

5. Invoice printingបោះពុម្ពវិក្កយបត្រ

How to use — step by stepរបៀបប្រើប្រាស់ — ជាជំហានៗ

  1. Open Print Invoice and filterបើក "បោះពុម្ពវិក្កយបត្រ" រួចត្រង Billingផ្នែកវិក្កយបត្រ
    By cycle, month, area, price, connection type, biller, box range, and paid status. តាមជុំ ខែ តំបន់ តម្លៃ ប្រភេទតភ្ជាប់ អ្នកចេញវិក្កយបត្រ ចន្លោះប្រអប់ និងស្ថានភាពបង់ប្រាក់។
  2. Printបោះពុម្ព
    The batch stores print records, generates KHQR codes and renders the invoice template (new engine or Crystal). ប្រព័ន្ធរក្សាកំណត់ត្រាបោះពុម្ព បង្កើត KHQR និងបោះពុម្ពតាមគំរូ (ថ្មី ឬ Crystal)។

Process & conditions — paid / not-yet-paidដំណើរការ និងលក្ខខណ្ឌ — បង់ហើយ / មិនទាន់បង់

How the status is decidedរបៀបកំណត់ស្ថានភាព

  • Per customer, per printed month, across all services — electricity, water, management fee, parking — including merge-children's invoices. តាមអតិថិជន ក្នុងខែបោះពុម្ព លើសេវាទាំងអស់ — អគ្គិសនី ទឹក ថ្លៃគ្រប់គ្រង ចំណត — រួមទាំងវិក្កយបត្រកូនក្នុងគណនីរួម។
  • Advance-billed service fees created during the printed month count too (e.g. the June management fee billed on 27-May) — owing one shows the customer as not yet paid. ថ្លៃសេវាគិតមុន ដែលបង្កើតក្នុងខែបោះពុម្ព ក៏រាប់ដែរ (ឧ. ថ្លៃគ្រប់គ្រងខែមិថុនា ចេញ 27-ឧសភា) — បើនៅជំពាក់ អតិថិជនបង្ហាញ "មិនទាន់បង់"។
  • Old arrears from earlier months don't affect the printed month's status. បំណុលចាស់ពីខែមុនៗ មិនប៉ះពាល់ស្ថានភាពខែបោះពុម្ពទេ។
  • បង់ហើយ (Paid) only when every counted invoice is Close. "បង់ហើយ" តែពេលគ្រប់វិក្កយបត្រដែលរាប់ សុទ្ធតែបិទរួច។

Invoice status policy — summary tableគោលការណ៍ស្ថានភាពវិក្កយបត្រ — តារាងសង្ខេប

Eventព្រឹត្តិការណ៍Status effectឥទ្ធិពលលើស្ថានភាព
Invoice created (any path)បង្កើតវិក្កយបត្រ (គ្រប់មធ្យោបាយ) Always Open — even 0-amountជានិច្ច "មិនទាន់បង់" — សូម្បីចំនួន 0
Customer settles the monthអតិថិជនបង់ផ្តាច់ខែ Paid invoices Close; 0-amount siblings sweep Close with a 0-amount receipt lineវិក្កយបត្របង់រួចបិទ; វិក្កយបត្រ 0 ក្នុងខែបិទជាមួយបន្ទាត់បង្កាន់ដៃ 0
Partial paymentបង់មួយផ្នែក Invoice → Pay; 0-amount siblings stay Openវិក្កយបត្រ → បង់ខ្លះ; វិក្កយបត្រ 0 នៅ "មិនទាន់បង់"
Payment cancelled / deletedលុបការបង់ប្រាក់ Everything on that receipt re-opens — never Close with nothing paidអ្វីៗលើបង្កាន់ដៃនោះបើកវិញ — មិនអាច "បង់ហើយ" ដោយគ្មានប្រាក់
Vendor bill-run proc stamps a 0-amount invoice paidProc ដើមកំណត់វិក្កយបត្រ 0 ជា "បង់ហើយ" DB trigger flips it back to OpenTrigger ក្នុង DB ប្តូរវាទៅ "មិនទាន់បង់" វិញ
Merge-child 0-amount rowsវិក្កយបត្រ 0 របស់កូនគណនីរួម Exempt — the parent's invoices decide the group's statusលើកលែង — វិក្កយបត្រម្តាយកំណត់ស្ថានភាពក្រុម